6 trucs pour passer moins de temps en réunion

meetings

En mars dernier, je lisais cet excellent billet de Seth Godin intitulé "Getting serious about your meeting problem". Ca cogne dur, peut être même trop! J’ai toujours trouvé que l’on passait trop de temps en meeting.

J’ai une obsession maladive de la productivité. Je ne suis peut-être pas tout à fait normal. ;-) Remarquez, c’est correct les meetings. J’adore avoir ma dose hebdomadaire de meetings. Je ne dis pas qu’il faille abolir les meetings. Ils sont cruciaux à la bonne communication intra-entreprise. Ce que je déplore, c’est plutôt leur trop grande quantité mais surtout leur longueur . On dirait que plus on monte dans la hiérarchie des entreprises, plus on devient prisonnier de la spirale des réunions (en nombre et en durée). Vous savez cette spirale qui nous bouffe nos journées et qui nous empêche d’avancer dans nos trucs?

Je trouvais les règles évoquées pas Seth Godin un peu trop radicales. Je les ai alors adaptées et j’ai proposé 6 règles simples à mon groupe. Elle sont tirées de mon expérience personnelle mais surtout que l’humain a horreur des changements radicaux. Alors, ce que je propose est une espèce de transition vers l’idéal de Seth Godin. C’est devenu le code de conduite en réunion de mon département de marketing . Le but ultime étant de rendre le temps passé en réunion plus efficace. Certains éléments ne sont que du gros bon sens me direz-vous mais je vous mets au défi de les appliquer avec discipline!

6 règles simples pour être plus productif avec vos réunions

1.J’établis les objectifs de la rencontre quelques jours à l’avance.

  • Je prépare une liste à puces ;
  • J’évalue un temps pour chacun des thèmes (5 minutes peut parfois être suffisant pour couvrir un point ;
  • J’inclus cette information dans la demande de réunion envoyée aux participants.

2. Je demande aux participants d’être préparés (lire ou de faire certaines choses avant la réunion)

  • Je me donne le droit de leur demander de quitter s’ils ne l’ont pas fait. (Je n’ai jamais eu à le faire!)

3. J’invite les participants à demeurer debout pour les réunions de moins de 15 minutes. Inconsciemment, ca crée un sentiment d’urgence.

  • Votre corps ne s’en portera que mieux.

4. Je prends la liberté de quitter la réunion si je réalise que je n’y offre pas de valeur

  • Une de mes préférées. Ca fait bizarre de le faire la première fois mais on se sent très bien après s’être éclipsé d’un meeting où l’on sentait clairement que l’on perdait son temps;
  • Autre bénéfice indirect: vos collègues vont vous inviter seulement lorsque votre présence sera jugée importante;
  • Vous pourrez toujours lire le compte-rendu ultérieurement.

5. 2 minutes de retard = 2$ au club social.

  • Une amende spéciale de 10$ si une personne arrive plus de 2 minutes plus tard que la dernière personne en retard.
  • J’ai acheté des tites tirelires du Dollarama et elles sont installées dans nos salles de meetings.

6. Je rédige un compte-rendu incluant WHO -WHAT-WHEN dans l’heure qui suit (c’est le secret sinon cela tombe dans les craques) et j’en assure le suivi.

  • Je devrai donc prévoir cette plage dans mon agenda après la réunion.

Comme vous voyez, il n’y rien de bien sorcier. Malgré cela, c’est un défi quotidien d’éviter les pertes de temps dans les réunions. Je vous conseille de partager ces règles avec vos collègues et vous verrez, peut-être que vous serez pris en exemple! Dans mon cas, c’est une facon de mieux  concilier travail-famille: en étant plus efficace dans la gestion de mon temps en réunion, j’apporte moins de travail à la maison. Ma blonde est contente et mes enfants aussi! ;-)

MAJ 8 mars, 2010

Avez-vous essayé de tenir vos réunions en 22 minutes? J’adore cette méthode.

MAJ 15 novembre 2010

Une vidéo pas mal intéressante de Fast Company ici http://video.fastcompany.com/plugins/player.swf?v=0b99af7c953af&p=fc_social

About these ads

Personal Goals for 2009. Do you have yours?

Seth Godin’s post on goals "The thing about goals" made me think about my own personal business-related goals for the year 2009.

"Having goals is a pain in the neck". It is true, it is much more fun to hang around, not having to measure any achievement whatsoever. Life in general would be much more easier without goals. ;-) It would be very boring too… ;-( especially for fellows like me who are always fueled by new challenges). Without goals, you are aimed to do your best and sometimes your best is not enough to make a difference. I want to make a difference. That is my problem you will say…

Strategic Marketing, by definition, is an activity or a sum of activities that are aimed for long term objectives. At least, that is like we like think that what marketing stands for. Sustainable stuff, ya? I wanna lead in that field. This is my personal BHAG or Big Hairy Audacious Goal. Therefore, here are the commitments I made to myself for this year:

  1. Be able to maintain a dialogue on Web Analytics more than 5 minutes without looking like this:
    Me talking about web analytics with a WA geek

    Me talking about web analytics with a WA geek

    Avinash Kaushik’s book is bought and is asking me everyday:"come on, please read me now". I have always resisted so far. I don’t know why.

  2. Be disciplined about this blog.Bring practical new ideas and insights for SMB marketing decision makers. Stimulate healthy discussions with my fellow marketing colleagues working in similar environments.
  3. Get back to running. Seriously. Run Montreal’s half marathon in less than 1hr50 minutes in Sept. 2009. Yes it is business related. Let me explain. With 3 kids and a demanding day job (and now a blog to maintain! ;-)), there is a high risk of having a stressful life. if you do not exercise (for me running is the best exercise in my situation), you do not sleep well. Then you become less productive and then more stressed and even less productive. Then you become average in every aspect of your life. Running helps me to avoid that.
  4. Compose a song. Guitar and lyrics. The last song I composed was in 1996. Playing guitar frees up my mind a little bit like running but in a different way so it is beneficial professionally for me to play more. I need to discipline myself and just do it.
  5. The last one is inspired by those last 3 words that have made Nike successful: Just do it. Since I come from a marketing research background, I sometimes tend to "overthink " things or "overquestion" myself about many things. This year I will try not to "overanalyze", just analyze enough and then "Just Try it" instead of just do it. In today’s fast pace environment, the "launch & learn" philosophy brings greater returns in my opinion. I’ll try it for myself!

That’s it. Let’s revisit that in one year from now. ;-)

Now, Did you do yours? Feel free to share them with me.