6 trucs pour passer moins de temps en réunion

meetings

En mars dernier, je lisais cet excellent billet de Seth Godin intitulé "Getting serious about your meeting problem". Ca cogne dur, peut être même trop! J’ai toujours trouvé que l’on passait trop de temps en meeting.

J’ai une obsession maladive de la productivité. Je ne suis peut-être pas tout à fait normal. ;-) Remarquez, c’est correct les meetings. J’adore avoir ma dose hebdomadaire de meetings. Je ne dis pas qu’il faille abolir les meetings. Ils sont cruciaux à la bonne communication intra-entreprise. Ce que je déplore, c’est plutôt leur trop grande quantité mais surtout leur longueur . On dirait que plus on monte dans la hiérarchie des entreprises, plus on devient prisonnier de la spirale des réunions (en nombre et en durée). Vous savez cette spirale qui nous bouffe nos journées et qui nous empêche d’avancer dans nos trucs?

Je trouvais les règles évoquées pas Seth Godin un peu trop radicales. Je les ai alors adaptées et j’ai proposé 6 règles simples à mon groupe. Elle sont tirées de mon expérience personnelle mais surtout que l’humain a horreur des changements radicaux. Alors, ce que je propose est une espèce de transition vers l’idéal de Seth Godin. C’est devenu le code de conduite en réunion de mon département de marketing . Le but ultime étant de rendre le temps passé en réunion plus efficace. Certains éléments ne sont que du gros bon sens me direz-vous mais je vous mets au défi de les appliquer avec discipline!

6 règles simples pour être plus productif avec vos réunions

1.J’établis les objectifs de la rencontre quelques jours à l’avance.

  • Je prépare une liste à puces ;
  • J’évalue un temps pour chacun des thèmes (5 minutes peut parfois être suffisant pour couvrir un point ;
  • J’inclus cette information dans la demande de réunion envoyée aux participants.

2. Je demande aux participants d’être préparés (lire ou de faire certaines choses avant la réunion)

  • Je me donne le droit de leur demander de quitter s’ils ne l’ont pas fait. (Je n’ai jamais eu à le faire!)

3. J’invite les participants à demeurer debout pour les réunions de moins de 15 minutes. Inconsciemment, ca crée un sentiment d’urgence.

  • Votre corps ne s’en portera que mieux.

4. Je prends la liberté de quitter la réunion si je réalise que je n’y offre pas de valeur

  • Une de mes préférées. Ca fait bizarre de le faire la première fois mais on se sent très bien après s’être éclipsé d’un meeting où l’on sentait clairement que l’on perdait son temps;
  • Autre bénéfice indirect: vos collègues vont vous inviter seulement lorsque votre présence sera jugée importante;
  • Vous pourrez toujours lire le compte-rendu ultérieurement.

5. 2 minutes de retard = 2$ au club social.

  • Une amende spéciale de 10$ si une personne arrive plus de 2 minutes plus tard que la dernière personne en retard.
  • J’ai acheté des tites tirelires du Dollarama et elles sont installées dans nos salles de meetings.

6. Je rédige un compte-rendu incluant WHO -WHAT-WHEN dans l’heure qui suit (c’est le secret sinon cela tombe dans les craques) et j’en assure le suivi.

  • Je devrai donc prévoir cette plage dans mon agenda après la réunion.

Comme vous voyez, il n’y rien de bien sorcier. Malgré cela, c’est un défi quotidien d’éviter les pertes de temps dans les réunions. Je vous conseille de partager ces règles avec vos collègues et vous verrez, peut-être que vous serez pris en exemple! Dans mon cas, c’est une facon de mieux  concilier travail-famille: en étant plus efficace dans la gestion de mon temps en réunion, j’apporte moins de travail à la maison. Ma blonde est contente et mes enfants aussi! ;-)

MAJ 8 mars, 2010

Avez-vous essayé de tenir vos réunions en 22 minutes? J’adore cette méthode.

MAJ 15 novembre 2010

Une vidéo pas mal intéressante de Fast Company ici http://video.fastcompany.com/plugins/player.swf?v=0b99af7c953af&p=fc_social

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8 réflexions sur “6 trucs pour passer moins de temps en réunion

  1. J’ai siégé plusieurs années sur des c.a. d’organismes sans but lucratif, dont près de 3 ans comme président. S’il aurait fallu que j’applique toutes ces règles, je n’aurais jamais eu quorum! Le taux de préparation et de lecture avant un conseil était souvent de moins de 50%. Pour la plupart des cas, mois la personne y trouvait un intérêt personnel (lire ici personne déléguée par son employeur) moins elle était préparée… et plus elle devenait un frein lorsque venait le temps de choisir un changement de direction!

    Je présume que c’est moins pire en entreprise…

    • @Bernard
      Il est vrai que ces règles peuvent être contraignantes dans le cas de réunions de c.a. Je t’avoue que leur application vise surtout à régler des problématiques de meetings internes dans les entreprises. Tu as raisons que la gestion des réunions de c.a. est un défi en soi à cause de l’externalité des membres par rapports à l’entreprise.

  2. J’aime beaucoup le bon sens de ces pratiques.
    Tout particulièrement le point 3, qui se rapproche du "Standing Up for 15 Minutes" de la méthodologie Scrum, très très efficace.
    Je vais essayer d’appliquer la règle 5 qui me pose souvent problème ;)

    Gwen

    • @Gwenael
      Merci de ton commentaire. Si la règle 5 vous pose problème, je peux vous en suggérer une autre qui s’en apparente. Dans un emploi précédent, le club social achetait de grandes quantités de friandises glacées (Revello, fudges, etc). Ils les revendait pour quelques sous (centimes ;-) ). Pour éviter les retards dans les réunions, particulièrement les réunions impliquant plusieurs personnes, la dernière personne qui arrivait en retard à une réunion devait payer une tournée de friandises glacées à tous les participants qui en désiraient une. Très efficace!

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